03-5292456 
052-600-8644
Zoho Cliq בניית Workflows המתבססים על הודעות נכנסות ותגיות
Zoho Cliq הוא כלי תקשורת ושיתוף פעולה המיועד לעסקים, המאפשר לצוותים לתקשר בצורה יעילה ומסודרת.
אחד מהיתרונות המרכזיים של Zoho Cliq הוא היכולת לבנות Workflows (תהליכי עבודה) המתבססים על הודעות נכנסות ותגיות.
במאמר זה נבחן כיצד ניתן להשתמש ב-Zoho Cliq כדי לשפר את תהליכי העבודה בארגון באמצעות הודעות נכנסות ותגיות.
מהם Workflows ב-Zoho Cliq?
Workflows ב-Zoho Cliq הם תהליכי עבודה אוטומטיים המאפשרים למשתמשים להגדיר פעולות מסוימות שיתבצעו באופן אוטומטי כאשר מתקיימים תנאים מסוימים.
תהליכים אלו יכולים לכלול שליחת הודעות, עדכון מסמכים, יצירת משימות ועוד.
היכולת לבנות Workflows מאפשרת לארגונים לחסוך זמן ומשאבים, ולהתמקד במשימות החשובות ביותר.
הודעות נכנסות: הטריגר לתהליכי עבודה
הודעות נכנסות הן אחד מהטריגרים המרכזיים ליצירת Workflows ב-Zoho Cliq.
כאשר מתקבלת הודעה חדשה, ניתן להגדיר פעולות שיתבצעו באופן אוטומטי.
לדוגמה, ניתן להגדיר שברגע שמתקבלת הודעה מלקוח מסוים, תישלח הודעה אוטומטית לצוות המכירות.
- הודעות מלקוחות: ניתן להגדיר תגובות אוטומטיות להודעות מלקוחות, כגון שליחת אישור קבלה או הפניית ההודעה לאיש צוות מתאים.
- הודעות פנימיות: ניתן להגדיר תהליכים אוטומטיים להודעות פנימיות, כגון עדכון סטטוס פרויקט או יצירת משימות חדשות.
תגיות: כלי לסיווג וניהול הודעות
תגיות הן כלי חשוב נוסף בניהול הודעות ב-Zoho Cliq.
באמצעות תגיות ניתן לסווג הודעות לפי נושאים, פרויקטים או כל קטגוריה אחרת שמתאימה לארגון.
שימוש נכון בתגיות מאפשר לארגון לנהל את ההודעות בצורה מסודרת ויעילה.
- סיווג לפי פרויקטים: ניתן להגדיר תגיות לכל פרויקט, כך שכל ההודעות הקשורות לפרויקט מסוים יסווגו תחת אותה תגית.
- סיווג לפי נושאים: ניתן להגדיר תגיות לנושאים שונים, כגון תמיכה טכנית, מכירות, שיווק ועוד.
בניית Workflows עם הודעות נכנסות ותגיות
כדי לבנות Workflows יעילים ב-Zoho Cliq, יש לשלב בין הודעות נכנסות ותגיות.
באמצעות שילוב זה ניתן ליצור תהליכי עבודה מותאמים אישית לצרכי הארגון.
דוגמה: תהליך עבודה לתמיכה טכנית
נניח שארגון מעוניין ליצור תהליך עבודה אוטומטי לטיפול בפניות תמיכה טכנית.
ניתן להגדיר שברגע שמתקבלת הודעה עם תגית “תמיכה טכנית”, תישלח הודעה אוטומטית לצוות התמיכה, ותיווצר משימה חדשה במערכת ניהול המשימות.
- הודעה נכנסת עם תגית “תמיכה טכנית”.
- שליחת הודעה אוטומטית לצוות התמיכה.
- יצירת משימה חדשה במערכת ניהול המשימות.
דוגמה: תהליך עבודה למכירות
במקרה של מחלקת מכירות, ניתן להגדיר שברגע שמתקבלת הודעה מלקוח פוטנציאלי, תישלח הודעה אוטומטית לנציג המכירות האחראי, ותיווצר משימה חדשה במערכת לניהול לקוחות.
- הודעה נכנסת מלקוח פוטנציאלי.
- שליחת הודעה אוטומטית לנציג המכירות.
- יצירת משימה חדשה במערכת לניהול לקוחות.
יתרונות השימוש ב-Zoho Cliq לבניית Workflows
השימוש ב-Zoho Cliq לבניית Workflows מציע מספר יתרונות משמעותיים לארגונים:
- חיסכון בזמן: תהליכי עבודה אוטומטיים מאפשרים לצוותים להתמקד במשימות החשובות ביותר, ולחסוך זמן על פעולות שגרתיות.
- שיפור התקשורת: באמצעות הודעות אוטומטיות, ניתן לשפר את התקשורת בין הצוותים ולהבטיח שכל המידע הרלוונטי מגיע לאנשים הנכונים בזמן הנכון.
- ניהול מסודר: שימוש בתגיות מאפשר לארגון לנהל את ההודעות בצורה מסודרת ויעילה, ולמצוא מידע בקלות.
מקרי מבחן: הצלחות בשימוש ב-Zoho Cliq
מספר ארגונים כבר אימצו את Zoho Cliq ככלי מרכזי לניהול תהליכי עבודה, והצליחו לשפר את היעילות והתקשורת הפנימית שלהם.
לדוגמה, חברת טכנולוגיה בינלאומית הצליחה להפחית את זמן התגובה לפניות תמיכה ב-30% באמצעות תהליכי עבודה אוטומטיים ב-Zoho Cliq.
חברת שיווק דיגיטלי השתמשה ב-Zoho Cliq כדי לשפר את התקשורת בין צוותי המכירות והשיווק, והצליחה להגדיל את שיעור ההמרה ב-15%.